Wat is een audit?
Het uitvoeren van een audit is een gestructureerd en onafhankelijk onderzoek dat wordt
uitgevoerd door een auditor. Tijdens een audit worden verschillende processen binnen een
bedrijf of organisatie grondig doorgelicht. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de
boekhouding of de controle van de jaarrekening. Aan de hand van uitgebreide checklists en
vragenlijsten wordt gekeken naar de huidige situatie en de gewenste situatie. Mogelijke
afwijkingen en bevindingen worden vervolgens gerapporteerd aan de directie of het
management in een document dat bekend staat als een managementletter.
Een audit kan gedaan worden voor een gehele organisatie, maar ook op een specifieke
functie, proces of deelproces. Audits zijn instrumenten die worden toegepast op
verschillende onderwerpen, zoals kwaliteit, veiligheid en milieu. Voorbeelden van enkele
audit thema’s zijn informatiebeveiliging, energiemanagement, voedselveiligheid en
maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).
● Bij een audit op het gebied van informatiebeveiliging wordt de bescherming van
vertrouwelijke informatie tegen onrechtmatige toegang en datalekken geëvalueerd.
● Energiemanagement audits richten zich op het verminderen van energieverbruik en
het minimaliseren van milieueffecten.
● Voedselveiligheid audits controleren of organisaties voldoen aan normen en
richtlijnen op het gebied van veilig voedsel..
● MVO-audits beoordelen inspanningen op het gebied van sociale rechtvaardigheid,
ethiek, milieubescherming en stakeholderbetrokkenheid.
Door audits op deze gebieden uit te voeren, kunnen organisaties laten zien dat ze zich
inzetten voor verbetering. Dit biedt transparantie aan belanghebbenden en zorgt voor
concurrentievoordeel in een competitieve zakelijke omgeving.
Waarom is het belangrijk een audit uit te laten voeren?
Het belang van een audit gaat verder dan alleen een systematisch en onafhankelijk
onderzoek. Het biedt een organisatie de mogelijkheid om de effectiviteit van het
kwaliteitssysteem te beoordelen. Bovendien stelt het een organisatie in staat om te bepalen
in hoeverre zij voldoen aan de eisen van klanten, wet- en regelgeving, en interne
doelstellingen. Een audit dient als een belangrijke bron van informatie, waarmee u kunt
bepalen op welke gebieden uw bedrijf verbeteringen kan aanbrengen.
Door regelmatig audits uit te voeren, kunnen potentiële problemen en risico’s op tijd
geïdentificeerd worden, nog voordat incidenten of afwijkingen zich voordoen. Het doel is om
proactief te zijn en preventieve maatregelen te nemen om mogelijke complicaties te
vermijden. Een goed uitgevoerde audit biedt een helder inzicht in de operationele processen
van uw organisatie en biedt waardevolle input voor verdere verbetering en groei.
Interne en externe audits
Audits hebben specifieke doelen, zoals het beoordelen van leveranciersprestaties, het
verbeteren van interne processen en het verkrijgen van externe erkenning via certificering.
Ze spelen een belangrijke rol bij het waarborgen van kwaliteit, betrouwbaarheid en naleving
van regelgeving in een competitieve zakelijke omgeving. Binnen audits zijn er verschillende
soorten: 1e, 2e en 3e partij audits.
● Interne audits: Deze audits vinden plaats binnen de eigen organisatie en worden
uitgevoerd door een interne auditor of een extern bureau. Het doel is om processen
en procedures uitgebreid te onderzoeken, te controleren of interne richtlijnen worden
nageleefd en waardevolle inzichten te bieden aan het management.
● Leveranciersaudits: Dit type audit controleert of leveranciers voldoen aan vereiste
normen en richtlijnen. Het waarborgt kwaliteit, betrouwbaarheid en naleving van
voorschriften in de toeleveringsketen van de organisatie.
● Externe audits: Deze audits worden uitgevoerd door externe, onafhankelijke
organisaties zoals certificerende instellingen. Ze certificeren bedrijven en verifiëren of
ze aan normen en richtlijnen voldoen.
De verschillende soorten audits hebben elk een specifiek doel. Ze kunnen dienen om de
prestaties van leveranciers te beoordelen, de interne processen te verbeteren of externe
erkenning te verkrijgen door middel van certificering. Certificeringen geven klanten het
vertrouwen dat een bedrijf aan vastgestelde normen voldoet. Audits spelen een cruciale rol
bij het waarborgen van de kwaliteit, betrouwbaarheid en naleving van regelgeving in een
competitieve zakelijke omgeving.
Hoe zit het met een ISO audit?
De ISO 9001-norm vereist dat het ISO 9001-kwaliteitsmanagementsysteem zorgvuldig en
effectief wordt geïmplementeerd en daadwerkelijk functioneert. Om dit te toetsen en
organisaties de mogelijkheid te geven zich voortdurend te verbeteren, wordt een interne
audit uitgevoerd. Tijdens deze audit worden de interne processen kritisch bekeken en
geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie kunnen er aanpassingen worden gedaan en
verbetermaatregelen worden genomen om te streven naar ISO-certificering. Hoewel een
ISO-audit een verplicht onderdeel is voor ISO 9001-certificering, kan het ook ontzettend
waardevol zijn voor het kwaliteitsmanagementsysteem van een organisatie. Het biedt de
mogelijkheid tot continue verbetering en versterkt de efficiëntie en effectiviteit van de
bedrijfsprocessen.
Nadat de organisatie een robuust managementsysteem heeft geïmplementeerd en voldoet
aan alle vereisten van de ISO 9001-norm, komen er (interne en externe) audits in beeld.
Tijdens de (externe) certificeringsaudit, uitgevoerd door een Certificerende Instantie (CI),
wordt beoordeeld of je daadwerkelijk voldoet aan de normen en in aanmerking komt voor
certificering. Als aan alle criteria wordt voldaan, ontvang je het felbegeerde certificaat als
bewijs van je conformiteit. Deze certificering toont aan dat uw organisatie voldoet aan de
internationaal erkende norm en straalt vertrouwen uit naar klanten. Het is een tastbaar
bewijs van de toewijding aan kwaliteit en continue verbetering.
De ISO 9001 audit cyclus bestaat uit jaarlijkse audits die als volgt zijn opgebouwd:
● Jaar 1 na certificering: Controle-audit
● Jaar 2 na certificering: Controle-audit
● Jaar 3 na certificering: Hercertificatie-audit
Tijdens de controle-audits wordt er een minder uitgebreide evaluatie uitgevoerd dan bij de
hercertificatie-audit. Deze hercertificatie-audit vindt altijd minimaal drie maanden voor de
vervaldatum van het ISO 9001-certificaat plaats. Deze audit is net zo grondig en vrijwel
identiek aan de oorspronkelijke certificeringsaudit.
Voordelen van regelmatige audits
Het regelmatig uitvoeren van audits biedt talrijke voordelen voor organisaties.
Allereerst helpen audits bij het identificeren van knelpunten, problemen, risico’s of structurele
fouten binnen een proces of kwaliteitsmanagementsysteem. Hierdoor kunnen deze zaken
sneller worden aangepakt. Bovendien bieden deze inzichten de mogelijkheid om gerichte
verbeteringen door te voeren. Wanneer nieuwe maatregelen of werkzaamheden worden
geïmplementeerd, kan een audit het effect hiervan op de bedrijfsprestaties en doelstellingen
aantonen.
Daarnaast zorgen regelmatige audits ervoor dat een organisatie kan voldoen aan belangrijke
normen en wettelijke vereisten. Dit heeft niet alleen een positieve invloed op de reputatie
van een organisatie, maar ook op de financiële aspecten. Het voorkomt namelijk het
ontvangen van boetes. Kortom, regelmatige audits kunnen bijdragen aan het verbeteren van
processen, het realiseren van doelstellingen en het waarborgen van naleving van normen en
wetten, wat kan resulteren in een positieve impact op de reputatie en financiën van een
bedrijf.
